Как выдают трудовую книжку при увольнении

В первичном документе – трудовой книжке – отражена вся история деятельности человека, зафиксирован его рабочий стаж. В период осуществления работы она находится на предприятии в кадровом отделе или бухгалтерии, а при увольнении выдается на руки сотруднику.

Законодательные основы к обращению с документом

Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти уполномочены регламентировать правила, по которым ведутся, хранятся, заполняются и выдаются первичные документы.

К правовой базе относятся:

• Постановление Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках», где находится регламентирующая информация о том, как правильно обращаться с данным документом.
• В ст. 66 ТК РФ помещена ссылка на использование упомянутого выше Постановления.
• Ст. 65 гласит о необходимости иметь рассматриваемый документ при заключении трудового контракта работодателя с сотрудником.
• В ст. 80 изложены правовые основы увольнения, предписывается порядок выдачи первичного документа и связанных с ним различных нюансов.
• В ст. 140 идет речь об обязанностях работодателя произвести полный расчет и выдачу необходимых документов.
• Ст. 234 говорит об ответственности, возложенной на работодателя за несвоевременное возвращение первичного документа.
• В ст. 237 указаны условия о возможном возмещении предприятием морального ущерба за нарушение сроков возвращения документа.

Нюансы, связанные с выдачей книжки

В практике трудовых отношений могут создаться различные ситуации, когда, к примеру, дата увольнения не совпадает с последним днем на рабочем месте. Подобное случается, когда перед предстоящим увольнением предоставляется неиспользованный отпуск. Выходит, что последний рабочий день является датой расчета, а последний день отпуска – датой увольнения.

Методика занесения записи

Первичный документ относится к особо важным. С ним следует обращаться с высокой ответственностью. Она возлагается на кадровых служащих или бухгалтера. От того, насколько правильно осуществлена запись, нередко зависит судьба человека. Когда приходит момент оформления пенсии, очень важно, чтобы не было никакой путаницы, неточностей и можно было легко подсчитать стаж работы.

Кстати, бывают случаи, когда из-за халатности и невнимательности кадровика оказывается, что работнику не хватает стажа или допущена ошибка, влияющая на признание данных достоверными.

Перед записью об увольнении необходимо внимательно просмотреть, все ли соответствует действующим Правилам. Главные моменты, требующие пристального внимания:

• заверены ли записи в документе печатью компании и подписью ответственного лица;
• текстовая часть должна отвечать принятым нормам;
• запись о прекращении трудовых отношений заносится последней;
• если книжка была оформлена на двух языках – государственном и региональном (на русском и языке республики, входящей в состав РФ), вносятся две записи, заверенные подписью и печатью.

Выдача документа после увольнения

При стандартной ситуации первичный трудовой документ выдается непосредственно на руки увольняемому. Иногда работник не может явиться за получением документа, тогда допускаются следующие варианты:

• документ выдается человеку, предъявившему доверенность, оформленную с соблюдением законных требований;
• документ может получить родственник увольняемого;
• книжка отправляется почтой на адрес уволенного;
• работодатель сохраняет документ на условиях, зафиксированных в ТЗ.

Процесс выдачи документа лично в руки работнику предусматривает прохождение нескольких этапов:

1-й этап. Заполнение документа проводится ко дню увольнения с соблюдением требований: заверение записей, относящихся к периоду работы в данной компании, печатью организации и подписью руководителя/кадровика.

2-й этап. Текст об увольнении с указанием причины.

3-й этап. В личной карточке работник оставляет подпись о получении документа.

Какие принимаются меры, если работник не получил документ?

Руководитель обязан отнестись с особой ответственностью к ситуации, если увольняемый по неизвестным причинам не явился или отказался получить документ. Со стороны руководителя необходима перестраховка, чтобы не доводить дело до судебного разбирательства:

• составление акта о причине невыдачи документа;
• обратиться к увольняемому с письменным уведомлением, в котором настоятельно рекомендовать явиться за документом или согласиться на почтовую пересылку.

Пересылка документа почтой

Такая форма выдачи документа предусматривается только при получении согласия от увольняемого сотрудника:

• Работник заранее обращается с просьбой отправить почтой трудовую книжку. Свое согласие он подает в письменном виде. В обращении указывается адрес и причина неявки.
• Сотрудник дает согласие после получения уведомления от работодателя с просьбой дать согласие на пересылку. Если уволенный сотрудник соглашается на предложение руководителя, ему должны возвратить книжку в течение 3-х рабочих дней.

Причины для выдачи трудовой книжки родственникам

Для этого варианта существует единственная причина, которая носит печальный характер – смерть уволенного работника. Этот вариант предусматривает такие действия:

• кадровик или бухгалтер вносит запись о прекращении действия трудового контракта;
• родственные связи подтверждаются документами (паспорт, брачное свидетельство, метрика);
• родственник дает расписку о получении книжки;
• документ отсылается почтой по письменному согласию родственников.

Последовательность действий при выдаче документа

В ст. 66 ТК РФ сказано об обязанностях работодателя своевременно вносить записи в трудовую книжку обо всех передвижениях сотрудника – принятии на должность, перемещениях, увольнении, изменении данных личного характера (например, фамилии или профессии). Эти записи вносятся на протяжении трудовой деятельности работника.

Если он увольняется, руководитель должен вручить ему книжку с заполненной информацией, которая необходима для перехода на другую работу и по достижении пенсионного возраста для начисления пенсии. Если информация будет внесена неправильно (не по форме), будут допущены неточности, не исключены серьезные проблемы в дальнейшей судьбе работника.

Руководитель предприятия должен проконтролировать, чтобы кадровик или бухгалтер соблюдал законные требования:

1. При увольнении по инициативе сотрудника, он подает заявление.
2. Составляется акт, если инициатором расторжения трудового контракта является руководитель.
3. Начальник знакомится с заявлением и ставит резолюцию: «не возражаю» или «согласен».
4. Заявление подается за 2 недели до даты увольнения.
5. В специальном учетном журнале кадровик заносит в соответствующую графу информацию об увольнении и выдаче работнику трудовой книжки. Текст, заверенный подписью и печатью, заносится в последний рабочий день.
6. В этот же день производится запись в трудовую книжку (ПП РФ № 225).
7. Документ выдается лично уволенному, а также все положенные ему расчетные выплаты.

Методика внесения записи в трудовую книжку при увольнении

Только на первый взгляд может показаться, что такую запись сделать просто, однако здесь важна каждая деталь:

• номер записи по порядку;
• дата увольнения;
• причина (основание) увольнения, где текст вносится без сокращений, и указывается статья ТК РФ, на основании которой произведен расчет;
• номер и дата приказа;
• подпись работодателя, заверенная печатью компании.

Выдача документа по доверенности

В трудовом законодательстве допускается выдача документа иному лицу, если он предъявит доверенность. Такая форма применяется в случае, когда уволенный не имеет возможности явиться лично. Главным условием является правильное заполнение доверенности и нотариальное ее заверение.

Срок действия доверенности может быть не обозначен. По умолчанию считается, что она действительна на протяжении 12 месяцев.

Для правильного оформления доверительного документа необходимо учесть следующие рекомендации:

1. Дата и место составление документа.
2. Личные данные владельца трудовой книжки, согласно паспортным. Не должно быть никаких сокращений, все должно строго соответствовать записи в паспорте.
3. Данные паспорта доверенного.
4. Формулировка прав поверенного со всеми подробностями: проверить достоверность и правильность записей, получить документ и расчетные деньги (вносится то, что поручается доверенному).
5. Поверенный вписывает образец своей подписи.
6. Доверенность подписывает увольняемый работник, не имеющий возможности забрать книжку самостоятельно.
7. Поверенный подает расписку в отдел кадров для получения трудовой книжки.

Иногда возникают моменты, когда руководитель привык перестраховываться и отказывается выдавать документ по доверенности. Такой отказ связан с отсутствием в трудовом кодексе точного указания, что такой вариант применим в обращении с трудовыми книжками. Однако можно руководствоваться ст. 185 ГК РФ, которая содержит основные положения о доверенности. Если руководитель настаивает на своем отказе, можно найти выход – согласиться на получение документа через почту.

Какова ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи?

К сожалению, в практике возникают ситуации, когда руководитель пренебрегает требованиями закона, не выдавая увольняемому его трудовую книжку. Мало того, некоторые даже прибегают к шантажу и угрозам. В результате таких действий, человек остается без главного документа, подтверждающего его рабочий стаж. Таким образом, он может столкнуться с серьезными препятствиями при приеме на новую работу. Подробнее о том, что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку – читать тут.

Увольняемый не должен считать себя пострадавшим, ведь он вправе подать в суд за неправомерные действия со стороны своего бывшего начальника. При рассмотрении иска, если нарушения будут доказаны, суд примет решение в пользу работника. Кроме того, возможно, выплывет еще одно нарушение – незаконное увольнение без согласия сотрудника по инициативе работодателя. Решением суда работодателя обяжут выдать документ с занесенными записями, которые содержат реальное положение дел. Не исключено восстановление на работе и выплата за нанесение морального ущерба.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП налагаются штрафные санкции, размер которых зависит от периода задержки:

• бизнесменам без оформления юрлица – от 1 000 до 5 000 руб. или лишение возможности заниматься предпринимательской деятельностью до 3 мес.;
• юрлицам – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. или приостановка работы предприятия до 3 мес.

Трудовая книжка является личным документом работника, в котором содержится вся его трудовая биография. Однако специфика ведения книжки такова, что она находится в руках работодателя, который несет за нее ответственность. При увольнении он обязан вернуть ее бывшему сотруднику, сделав в ней записи по принятой законом форме.

Автор

Левин Сергей Владиславович

Юрист высшей категории, стаж работы 12 лет.