Журнал регистрации приказов по личному составу
- Какие предъявляются требования к оформлению? ↓
- Кто должен вести? ↓
- Сроки хранения ↓
- Электронная форма ↓
- Задайте вопрос юристу > бесплатная консультация ↓
Приказы, затрагивающие сотрудников фирмы, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. К ним относятся приказы о принятии, переводе, увольнении и др. Директивы по сотрудникам являются основанием для изменений в документации: трудовой книжке, финансовых документах.
Занося приказ в журнал, фиксируется его наличие и законная сила. Чтобы упорядочить и сгруппировать документы, заводят журнал регистрации. Также, он помогает избежать подделывания документов и издание их прошлой датой.
Как каждый документ в бухгалтерии, документ прошнуровывается особым образом, постранично пронумеровывается, с задней стороны прикрепляется пломба с количеством страниц.
Какие предъявляются требования к оформлению?
пример основного раздела журнала
На первой странице, которая является лицевой, следует проставить дату начала и окончания ведения. Если ведется индекс, то он тоже проставляется. Данные о сотруднике, который занимается ведением журнала, проставляются на первой странице. По желанию, постранично и на обложке (на усмотрение руководителя).
Каждая страница должна быть занумерована, а документ прошит, и с задней стороны скреплен бумагой с надписью: количество страниц, факсимиле руководителя, штамп предприятия.
В журнале, имя, отчество и фамилия каждого сотрудника, указываются полностью, профессия согласно штатному расписанию. Исправление путем корректирующей жидкости запрещено. Ошибку разрешается зачеркнуть одной чертой и рядом сделать правильную запись.
Журнал регистрации приказов по личному составу должен храниться в отделе кадров, так как он является документом внутреннего использования. Проверка возможна в присутствии ответственного за него сотрудника. В установленный срок, журналы предоставляются руководителям.
Когда журнал заканчивается, на лицевой части делается соответствующая надпись и заводится новый. Старый отправляется в архив. Законом не регламентирована единая форма. Он ведется согласно распоряжению руководителей и может разрабатываться сотрудниками самостоятельно. Чтобы облегчить себе жизнь, можно купить готовый журнал в книжном магазине.
Кто должен вести?
Журнал по регистрации приказов является одним из главных документов. Следовательно и заниматься им должен специальный работник.
Ответственного работника руководитель может назначить как приказом, так и поручить его ведение, изложив всё в должностной инструкции. С данной инструкцией работник ознакамливается и возвращает работодателю подписанную.
В случае длительного отсутствия данного сотрудника, с помощью приказа, его обязанности возлагаются на другого сотрудника кадровой службы или бухгалтера.
Для защиты от вложения дополнительных листов, весь журнал должен быть прошит и с задней стороны опломбирован, подписан руководителем и на нём должна быть поставлена печать фирмы. На каждом листе проставляется нумерация. На пломбе прописано количество листов.
Сроки хранения
Согласно законодательству РФ, срок хранения составляет 5 лет и 75 лет. В зависимости от документов.
Приказы по личному составу, которые следует хранить 75 лет:
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- увольнение из организации (расторжение договора);
- совмещение нескольких должностей;
- перемещение должностей или профессий внутри организации;
- повышение звания, квалификации, прохождение курсов;
- изменение личных данных (фамилия, имя);
- награждение;
- оплата труда сотрудника (изменение размера), получение премий, дополнительные выплаты, объявление благодарности;
- отпуска: сотрудников с вредным производством, по уходу за ребенком (1,5-3 года), без сохранения зарплаты;
- дежурство по работе;
- длительные командировки (по России и за рубеж);
- командировки сотрудников с вредным производством;
Приказы по личному составу, которые следует хранить 5 лет:
- ежегодный отпуск (оплачиваемый);
- отпуск для обучения;
- взыскания;
- дежурства;
- краткосрочные командировки (по России и за рубеж);
Электронная форма
На крупном предприятии с большими оборотами и большой текучкой кадров, сложно зафиксировать все изменения в данном журнале. Электронная форма более удобна в заполнении и ее всегда можно открыть и отредактировать в нужный момент.
Поиск в электронной форме более удобен. Он позволяет найти на сколько дней ушел в отпуск сотрудник, для расчета стажа упрощает поиск его принятия и увольнения. В журнале, в бумажном виде, придется затратить больше 10 минут на поиски нужной строки.
Если в организации учет ведется в 1С, то в ней приказы фиксируются автоматически. Можно в любой момент найти информацию по интересующемуся нам сотруднику. Также, можно составить таблицу в Excel. В случае распечатывания листов из электронной формы, их также следует прошнуровать, пронумеровать и опломбировать сзади.
Подведем итоги всего вышеизложенного. Работник, занимающийся ведением журнала регистрации приказов по личному составу определяется руководителем или должностной инструкцией.
Все страницы нумеруются, сзади ставится пломба с подписями руководителя печатью организации. Форма журнала законодательно не определена, поэтому разработкой заниматься можно самостоятельно. Исправление в журнале недопустимо. Помимо печатной формы, документ удобно вести в электронном виде.
