Как получить, оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку?

В трудовой книжке фиксируется хронология всей трудовой деятельности. При окончании чистых страниц, необходимо завести вкладыш, который является официальным документом, поэтому к его оформлению предъявляется ряд требований. На них стоит обратить внимание не только работодателю, но и работнику, так как в случае ошибок в заполнении вкладыш признается недействительным.

Когда оформляют?

При окончании трудовой строго запрещено:

1. Заводить еще одну трудовую как продолжение старой.
2. Вклеивать в книгу дополнительные листы.
3. Менять название раздела «Сведения о наградах» на «Сведения о работе».
4. Нарушать правила оформления трудовой книжки.

Что же делать работнику, в случае если в трудовой книжке заканчиваются свободные графы в одном из разделов? Вне зависимости от того, раздел это сведений о работе или о наградах и поощрениях, он должен оформить вкладыш. Он состоит из 36 страниц и картонной обложки, имеет формат 88 на 125 мм и содержит голографический защитный элемент. Титульный лист похож на титульный лист трудовой, а сами графы полностью совпадают с основным документом. Каждый вкладыш имеет свой номер и серию. Бланк документа можно скачать тут.

Кто выдает?

Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

В последующем руководитель может:

1. Выдать документы безвозмездно.
2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

Заявление на выдачу вкладыша

В некоторых случаях может потребоваться написание специального заявления. Оно пишется либо в произвольной форме, либо по установленному в предприятии образцу.

• В правом верхнем углу указывается, на чье имя пишется заявление. Это может быть руководитель предприятия или структурного подразделения.
• Далее указываются данные составителя:

– Ф.И.О.

– должность

– структурное подразделение

• Ниже по центру пишется слово «Заявление».
• Излагается текст заявления, в котором указывается просьба о выдаче и оформлении вкладыша с указанием причины. Также в заявлении излагается просьба удержать стоимость вкладыша с указанием суммы. Узнать стоимость вкладыша можно в бухгалтерии. Она может существенно отличаться от рыночной стоимости, так как обычно вкладыши закупают заранее и в самой типографии, что может существенно снизить стоимость.
• Ниже ставится подпись и дата.

Образец такого заявления можно скачать здесь.

Как правило, заявление нужно в таких целях:

• Вычета стоимости документа из зарплаты сотрудника. В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.
• Подтверждения выдачи и использования бланка.

Как оформляется?

Порядок оформления и ведения вкладыша регламентируется 5 разделом Постановлением Правительства РФ № 255, в котором отражен единый порядок ведения документа:

• Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
• Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт. Это связано с тем, что на титульную страницу вкладыша необходимо написать актуальные на момент заполнения данные. Для этого можно попросить, чтобы сотрудник заполнил анкету, в которой необходимо будет указать семейное положение, данные паспорта, сведения об образовании.
• Заполнить титульный лист, внеся:

– Ф.И.О. работника на момент заполнения вкладыша;

– дату его рождения;

– образование;

– специальность.

– дату заполнения вкладыша (обратите внимание, именно вкладыша, а не трудовой).

• Поставить свою подпись, подтверждая правильность заполнения и печать предприятия, аналогично заполнению трудовой.
• Пронумеровать страницы, продолжая нумерацию трудовой.
• Вшить в трудовую.
• Поставить на титульной странице в верхней части над записями штамп «Выдан вкладыш» и в соответствующих полях вписать серию бланка и его номер. При внесении этих данных стоит проявить максимальное внимание, чтобы не допустить ошибки. Если на предприятии отсутствует нужный штамп, надпись может быть внесена от руки.
• Зафиксировать изменение в специальной книге учета по движению трудовых и вкладышей к ним.

Вот образец документа:

Действителен ли документ без трудовой?

Законом четко оговорено, что вкладыш без трудовой не имеет юридической силы. На самом вкладыше написано, что без трудовой книжки он признается недействительным. Таким образом, при наличии одного лишь вкладыша, ответственное лицо не может:

• принять предъявителя на работу;
• уволить его;
• делать какие-либо записи в бланке;
• выполнять какие-либо действия с вкладышем.

Более того даже если сам вкладыш вшит в трудовую, но при этом на самой обложке или титульном листе основного документа не сделана запись о выдаче вкладыша, он также может быть признан недействительным. В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати.

Инструкция к вшиванию (видео)

Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки. Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:

1. Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления. Первый прокол делается посередине, остальные на равном расстоянии друг от друга.
2. Поместить вкладыш между последней страницей трудовой и обложкой. Вкладывая бланк, обратите внимание, что после прошивки все записи должны быть целы и читаемы. Проколы должны находиться у самого переплета книги.
3. Вшить бланк специальной машинкой или иглой. При сшивании следует использовать толстые нитки, сложенные вдвое.
4. После того как вкладыш пришит, нитка обрезается, а концы привязываются. Кончик нитки обрезается.

Схема того, как вшивается вкладыш, изображен на следующем фото:

Более детально о том, как правильно прикрепить вкладыш к трудовой книжке, вы узнаете из короткого видеоролика, в котором подробно рассказывается и показывается, куда именно и как лучше всего будет вшить бланк:

Ошибки при заполнении и их исправление

Внесение ошибок в бланк может привести к штрафу, а сам вкладыш будет признан недействительным. Поэтому сначала рекомендуется заполнить сам вкладыш, а затем уже вшить его. Если же бланк был вшит ранее и при заполнении будут ошибки, необходимо выполнить следующее:

1. Извлечь вкладыш из трудовой книжки. Делать это следует осторожно, чтобы не повредить трудовую.
2. Внести в трудовую запись о том, что штамп признан недействительным.
3. Составить акт о порче вкладыша. Его образец предлагается скачать здесь.
4. Зафиксировать изменение в книге учета и вклеить под записью вырезанный номер вкладыша. Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.
5. Уничтожить испорченный бланк.
6. Оформить новый вкладыш.

Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:

1. Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
2. Ниже вносится верный вариант записи. Сама запись не зачеркивается.

Что делать с вкладышем при смене фамилии?

Если работник по каким-либо причинам после вклейки вкладыша изменил фамилию, эти данные должны быть исправлены как в трудовой книжке, так и во вкладыше:

1. Для начала кадровик должен получить документ, в котором указывается причина смены фамилии. Например, свидетельство о заключении брака или о разводе. Затем подшить копию документа в личное дело сотрудника.
2. Сверяясь с паспортом, внести на титульные листы обоих документов исправления, аккуратно зачеркнув старую фамилию. Ниже вписать актуальные данные.
3. Внутри книги на обложке делается запись о внесении изменений. Формулировка следующая: «Фамилия изменена на … на основании (паспорта серия номер)».

Частые ошибки

При заполнении вкладыша стоит быть внимательными и не допустить следующих распространенных ошибок:

1. Внесение неактуальных данных на титульную страницу.
2. Неразборчивая подпись ответственного лица.
3. Ошибки при переносе данных о вкладыше на титульный лист трудовой.
4. Наложение печати на подпись сотрудника. Для нее отведено отдельное место на бланках.
5. Указание даты открытия трудовой книжки вместо даты заполнения вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку требует особого внимания. Любая ошибка, допущенная во время оформления, приводит к тому, что документ признается недействительным. Вкладыш обязательно должен соответствовать установленной законодательством форме, данные в нем должны быть актуальны, а сам бланк после заполнения подшиваться к трудовой.

Автор

Левин Сергей Владиславович

Юрист высшей категории, стаж работы 12 лет.