Гарантийное письмо – свидетельство заключения договора

Гарантийное письмо – один из наиболее распространенных деловых документов, которые позволяют самостоятельно осуществлять регулирование отношений между сторонами. В законодательной базе РФ не предусмотрен инструмент, который устанавливает какие-либо требования к гарантийным письмам, но при этом они должны составляться в соответствии с деловыми стандартами.

Что это за документ?

Гарантийное письмо – это деловой документ некоммерческого характера, который юридически несет в себе подтверждение каких-либо действий или согласие на выполнение определенных условий, например, оплата товара в установленный срок, гарантия качества передаваемой продукции и т. д. Если говорить проще, то гарантийное письмо является способом обеспечения выполнения каких-либо требований одной из сторон сделки.

Гарантийное письмо всегда заверяется подписью руководителя предприятия. В некоторых случаях позволяется использование подписи доверенного лица, если оно имеет юридически установленные на это полномочия. Также в таком случае к самому документу прикрепляется копия доверенности.

Какие виды гарантийного письма существуют?

Гарантийные письма классифицируются в зависимости от их наполнения. По данному критерию можно выделить следующие виды документа:

• На погашение задолженности или совершение оплаты. Такие письма являются наиболее распространенными в современной практике. Они используются для подтверждения готовности отправителя погасить долг или осуществить оплату в конкретно определенные сроки.
• На выполнение работ. Документ такого типа наиболее часто используется компаниями, исполняющими обязательства по предоставлению услуг вне официального договора. В гарантийном письме указывается, что все работы будут выполнены в определенный срок.
• На предоставление юр. адреса. Наиболее часто такие документы используются при оформлении юридического лица, ведь при регистрации необходимо обязательно указывать, где будет базироваться предприятие, но можно использовать и арендованный объект. В таком случае арендодатель составляет гарантийное письмо, где указывает, что объект находится под арендой регистрирующегося лица.
• О приеме на работу. Как правило, такие документы составляются для студентов, бывших заключенных и иностранных граждан для последующей подачи в университеты, социальные службы и миграционные комиссии соответственно. Основная цель – подтверждение будущего места работы.

По существу, состав гарантийного письма никак не регламентируется федеральными законами, а ограничивается лишь правилами и требованиями деловой переписки. Соответственно, разновидностей данного типа документов может быть бесчисленное количество.

Как заполнять гарантийное письмо?

Для начала следует рассмотреть общие требования и правила, которые установлены для гарантийных писем:

• Само гарантийное письмо может составляться как в печатном, так и рукописном виде с росписями и печатями.
• Гарантийное письмо должно составляться на фирменном бланке компании-отправителя. Оно утверждается подписью руководителя и печатью предприятия.
• В случае составления письма физическим лицом позволяется использовать обычную канцелярскую бумагу без специальных форм.
• Содержание письма должно быть раскрыто максимально полно. То есть, если это обязательства по оплате накладной, необходимо указать ее номер, сумму оплаты, дату, когда она будет произведена, на какой счет и т. д.
• При возможности письмо необходимо дополнительно заверять бухгалтерской подписью, но она будет иметь вес только в том случае, если сотрудник является юридическим лицом.
• В приложении к гарантийному письму необходимо прикреплять максимально полный пакет документов: справки о получении кредита, накладные, чеки, доверенности и т. д. Перечень может варьироваться в зависимости от типа самого документа.

Теперь более подробно остановимся на составе самого документа. В общем виде он имеет следующую структуру:

1. Данные отправителя и получателя. Первым делом указываются данные того, кому направляется документ. Необходимо прописать наименование компании и ФИО руководителя. Со стороны отправителя также указываются его личные данные: ФИО, должность, место проживания или регистрации компании, номер телефона, данные юридического лица.
2. Название. По центру бланка указывается наименование самого документа, то есть – «Гарантийное письмо».
3. Основной текст. В данном пункте максимально детально прописываются все обязательства, условия, требования и т. д. Кроме того, указывается срок выполнения, сумма выплаты (если это долг либо оплата товара).
4. Дата и подпись. Завершается документ подписью отправителя и ее расшифровкой, а также датой составления документа.

Образцы гарантийных писем

Для лучшего понимания того, как составляется гарантийное письмо, предлагаем вам ознакомиться с некоторыми примерами их составления.

Об оплате задолженности

По своей структуре гарантийное письмо об оплате задолженности не имеет каких-либо существенных отличий в сравнении с документом общего образца. Основная его суть вкладывается именно в основную часть письма. Рассмотрим два основных отличия письма об оплате задолженности:

• Название документа. В шапке документа, как правило, указывается не просто «Гарантийное письмо», а именно – «Гарантийное письмо об оплате задолженности».
• Текст документа. В данном пункте должны быть максимально детально описаны условия, на которых будет осуществляться возврат денежных средств и уплата задолженности. То есть, документ, на основании которого будет проводиться выплата, сумма долга, расчетный счет, с которого будет производиться оплата, дата перевода средств и т. д.

Скачать образец гарантийного письма об уплате задолженности можно здесь.

Об оплате за товар

Гарантийное письмо об оплате – это документ, который выступает в качестве письменной гарантии того, что его отправитель обязуется выплатить деньги за товар или услугу в определенные сроки. На практике такие бумаги часто используются на рынке недвижимости при выплате залога. Приобретатель оставляет часть денег, которая описывается в договоре, а оставшуюся часть обязуется выплатить после заключения сделки. Именно здесь и вступает силу гарантийное письмо.

По своей структуре оно полностью соответствует общей форме документа, которая была описана выше. Главное отличие заключается, опять же, в основном тексте документа. Составитель письма указывает наименование товара или услуг, их объем, дату получения, а также сроки их оплаты, расчетный счет, с которого будет осуществляться перевод и т. д. Ознакомиться с примерным текстом гарантийного письма на оплату услуг можно, скачав следующий образец.

Другие примеры

Пример 1. Гарантийное письмо на предоставление юридического адреса:

Пример 2. Гарантийное письмо о принятии иностранного гражданина в ВУЗе:

Пример 3. Гарантийное письмо о приеме на работу:

Гарантийное письмо во многих случаях выступает основным документом, позволяющим сторонам самостоятельно урегулировать отношения между собой. Он может составляться в свободной форме и основываться на любых видах отношений как между юридическими, так и между физическими лицами.

Автор

Левин Сергей Владиславович

Юрист высшей категории, стаж работы 12 лет.