Правила расчета среднесписочной численности работников за месяц, квартал и год

Каждый год ООО и ИП обязаны сдавать информацию о среднесписочной численности работников. Есть определенный порядок и правила расчета этих сведений, который обязательно нужно соблюдать, как и сроки подачи данных. В плане статистики этот показатель имеет особое значение.

Среднесписочная численность работников: что это и для чего эти данные нужны?

Сокращенно среднесписочную численность работников называют СЧР. По сути, это список работников, для которых конкретная организация или ИП является основным местом. Таким образом, это лица, заключившие с ООО или ИП трудовой договор, за несколькими исключениями.

Сведения о ССЧ необходимо подготавливать и сдавать по нескольким причинам:

1. Расчет налогообложения – расчет и контроль корректной уплаты страховых взносов, подтверждение определенных льгот и прав.
2. Учет статистических данных.

Как рассчитать?

Рассчитывается СЧР по определенному алгоритму:

• расчет СЧР всех дней отчетного периода;
• расчет СЧР при неполной занятости;
• расчет СЧР по каждому месяцу;
• расчет СЧР по каждому месяцу для работников при неполной занятости;
• расчет за отчетный период.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц, необходимо определить количество числящихся в организации сотрудников на каждый его день, сложить эти цифры и разделить итог на число дней в нужном месяце.

При неполной занятости нужно разделить отработанные за месяц часы на норматив рабочего дня, перемноженный с числом рабочих дней.

Высчитывается СЧР за отчетный период по несложной формуле: следует сложить СЧР по каждому месяцу и поделить получившуюся цифру на число месяцев в этом периоде.

При расчете итоговую цифру допускается округлять в соответствии с математическими правилами.

Какие работники учитываются при расчете СЧР, а какие нет?

Есть определенные правила, регламентирующие, каких работников надо учитывать, а какие в расчет не берутся. При расчете СЧР учитывать необходимо сотрудников в следующих случаях:

• простой (вина работодателя);
• работа неполный день либо на полставки (включено в штатное расписание);
• отсутствие из-за временной нетрудоспособности;
• командировка (служебная);
• удаленная и надомная работа;
• участие в забастовке;
• исполнение обязанностей государственного или общественного характера;
• производственная практика для обучающихся в образовательном учреждении при условии зачисления на рабочее место;
• трудоустройство для замещения сотрудника (причины отсутствия уважительные);
• отпуск по уходу за ребенком;
• внутреннее совместительство;
• нахождение под следствием (если приговор не вынесен).

Не учитываются сотрудники в следующих ситуациях:

• внешнее совместительство;
• гражданско-правовой договор;
• обучение с отрывом от работы (по направлению организации);
• работа за пределами страны;
• привлечение по договору на предоставление рабочей силы (заключают с госучреждениями);
• членство в кооперативе, который с предприятием не заключил трудовой договор;
• собственник организации, не имеющий трудовой договор;
• адвокат;
• военная служба (во время исполнения военных обязанностей);
• прекращение работы до срока, указанного в заявлении на увольнение.

Учитывать сотрудников с неполным рабочим днем необходимо пропорционально отработанному ими времени. Такие работники могут учитываться в СЧР по общим правилам, если:

• неполный день установлен работодателем;
• неполный день установлен законодательно (инвалидность и прочие категории).

Примеры расчета среднесписочной численности работников

Приведем несколько примеров определения СЧР с разными условиями.

Расчет СЧР за месяц

Допустим, в организации «Рассвет» с 1 по 10 июня работало 10 человек, а с 11 по 30 июня – 12 человек. Чтобы рассчитать СЧР за июнь, необходимо (10 ∙ 10 + 20 ∙ 12) : 30 = 11,33. Этот показатель можно округлить до 11.

Рассмотрим расчет СЧР при неполном рабочем дне. Допустим, четыре сотрудника в той же организации «Рассвет» (помимо посчитанных работников на полной занятости) трудятся за день по 4 часа. Тогда для расчета их СЧР нужно учитывать число рабочих дней в месяце (21 для нашего примера). Получается:

• 4 ∙ 21 = 84 часа – отработано каждым сотрудником;
• 84 ∙ 4 = 336 часов – отработали 4 сотрудника;
• 336 : 8 ∙ 21 = 2 человека – это и есть СЧР при неполном рабочем дне.

Чтобы рассчитать показатель среднесписочной численности работников, в итоге нужно сложить СЧР при полном и неполном дне. Таким образом, СЧР в июне составила 11 + 2 = 13 человек.

Расчет СЧР за квартал

Чтобы рассчитать СЧР за квартал, необходимо сначала определить этот показатель для каждого месяца. За июнь СЧР составила 13 человек. Допустим, в мае показатель был таким же, а в апреле составлял 11 человек.

Для расчета СЧР за квартал нужно сложить все три показателя и разделить их на 3 – количество месяцев в квартале. Таким образом, (11 + 13 + 13) : 3 = 12,33. По правилам этот показатель можно округлить до 12.

Расчет СЧР за год

Чтобы рассчитать СЧР за год необходимо сложить показатели за каждый месяц и разделить на 12. Допустим, в январе СЧР составила 11 человек, в феврале – 12, марте – 12, июле – 13, августе – 13, сентябре – 12, октябре – 12, ноябре – 11, декабре – 11. Данные за второй квартал известны из прошлых примеров. Для расчета нужно (11 + 12 + 12 + 11 + 13 + 13 + 13 + 13 + 12 + 12 + 11 + 11) : 12 = 12 человек.

Видео-инструкция

Подробное видео, в котором рассмотрены все тонкости расчета СЧР, смотрите здесь:

Расчет среднесписочной численности работников – важный для статистики и налогообложения показатель. При его вычислении необходимо учитывать некоторые нюансы и своевременно сдавать отчетность в установленной форме.

Автор

Левин Сергей Владиславович

Юрист высшей категории, стаж работы 12 лет.