Трудовая книжка и образец её заполнения при приеме на работу

Официальные отношения между нанимателем и сотрудником подтверждает трудовая книжка. Показывает наличие трудового стажа у гражданина. Рассмотрим порядок ее заполнения более подробно.

Трудовая книжка

Согласно ТК РФ, в трудовой книжке делаются все записи. Она относится к основным документам, которую будущий сотрудник обязан предоставить при приеме на работу.

Если она была потеряна или пропала на новом месте, можно принести новую книжку, после предоставления соответствующего заявления. Самостоятельно документ регистрируется кадровой службой, когда человек пришел оформляться на работу в первый раз.

В ст.66 Трудового Кодекса Российской Федерации отмечено, что в данном документе прописана вся проф.деятельность человека и стаж труда. В ней прописаны перевод, увольнения, информации о должности и работе, которая была выполнена. Различные взыскания, поощрения и штрафы в ней не фиксируются. Исключения составляют лишения, приведшие к увольнению.

Сдав ее в первый день при трудоустройстве, сотрудник может получить ее на руки лишь по увольнению. Он получит ее в последний день своей работы с соответствующей записью об увольнении. Обязательно ссылаясь на норму ТК РФ, по которой был уволен работник.

Порядок оформления

Титульный лист

Сотрудник, который впервые пришел оформляться, должен предоставить чистый документ. Ее оформление начинается с титульного листа. Любые изменения в последующем, как и первые записи, вносятся на основании документов.

Важно при заполнении:

  1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения заполняются на основании документа, подтверждающего личность (паспорт).
  2. Информация по профессии, специальности заполняются на основании документа об образовании (аттестат, диплом, сертификат).
  3. Заполняется ручкой синего, фиолетового или черного цвета.
  4. Арабскими цифрами пишется дата (день и месяц – 2 знака, год – 4 знака).
  5. Язык заполнения – общегосударственный (русский), возможно дополнительное внесение на языке Республики, которая является членом РФ (когда организация расположена на ее территории)

Основной документ сотрудника должен быть заполнен после оформления соответствующего приказа не более 7 суток. Данные переносятся из приказа. Когда происходит прекращение трудового договора, запись делается незамедлительно. После любой занесенной записи, сотрудник обязан расписаться в личной карточке.

Заполняем раздел о работе. В данный столбец вносится сокращенное или полное наименование предприятия. Оно соответствует данным из Устава или учредительных документов. Для упрощения данной процедуры возможно использовать специализированный штамп. На нем отражена вся информация об организации: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, расчетный счет.

Данный способ упрощает запись в случае большого количества символов в наименовании предприятия. Остальные записи делаются только вручную.

Сделав запись о предприятии, под ней, в первую графу, проставляем ординальный номер. Проставляется следующий номер после оформленной последней записи.

Например: запись об увольнении оформлена под номер «4», прием на работу будет под номером «5». В случае, когда вы заполняете первую страницу сведений о работе, порядковый номер ставится «1».

Где указывается дата приема на работу ?

В следующую графу (вторую) заносится дата приема. На основании неё отсчитывается стаж сотрудника. Неверная дата повлечет неправомерное увеличение или уменьшение стажа. В третьем столбце указываются данные о должности, на которую работник назначен или переведен, или профессия.

Запись о совместительстве вносит работодатель с основного места работы после предоставления соответствующего документа. Все записи оформляются только на основании документов.

Следует отметить, при заполнении основного документа сотрудника, нельзя сокращать слова, должность сотрудника и другие данные должны строго соответствовать приказам или другим документам.

Возможные ошибки:

  1. Название должности, попадающей в список льготных или с ограничениями, должны соответствовать наименованиям в правовых документах. В противном случае, в будущем, у работника могут быть проблемы с исчислением пенсии. Следует руководствоваться Квалификационным справочником.
  2. Употребление слов «назначен» и «принят». Первое слово используют только в случае установленным законом или уставом. В иных случаях указывают «принят».
  3. Занесение лишней информации. Например: «принят на должность секретаря по срочному договору». Они указываются в приказе, но не должны быть перенесены в документ. Запись должна включать только место работы и должность сотрудника.

Когда личные данные сотрудника изменяются (фамилия, имя, отчество, образование) на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о заключении брака), вносятся изменения.

Сбор документов

Для оформления на работу, в обязательном порядке потребуются следующие документы (ст.65 ТК РФ):

  • документ, подтверждающий личность (паспорт);
  • трудовая книжка (порядок оформления приведен выше);
  • СНИЛС;
  • для мужчин, документ, подтверждающий прохождение военной службы (военный билет);
  • документ об образовании (диплом, аттестат, сертификат);
  • справка об отсутствии судимости;
  • медицинская справка (обычно требуют при работе с продовольственными товарами);

Список дополнительных документов:

  • заявление о приеме;
  • фотография 3*4;
  • ИНН;
  • справка 2-НДФЛ;
  • характеристика с предшествующего места работы;
  • документы, касающиеся семейного положения (свидетельство о браке);
  • регистрация по месту нахождения организации;
Скачать полную инструкцию по заполнению трудовой книжки при приеме, переводе и увольнении с должности в формате .pdf

Заполнение при приеме на работу ИП

Образец оформления трудовой книжки на индивидуального предпринимателя

Часто, ИП набирают дополнительный персонал. При оформлении первого сотрудника, следует заключить трудовой или срочный договор (в случае приема на выполнение разовой работы). Далее, индивидуальный предприниматель регистрируется в Пенсионном Фонде Социального страхования и Обязательного медицинского страхования.

В данные организации он обязан осуществлять соответствующие взносы, путем присвоения ему определенного номера.

После, следует заполнить кадровые документы на нового работника. Сотрудник должен предоставить документы, которые были приведены выше для приема на работу. На имя ИП, работник должен написать заявление о приеме на работу, на основании которого составляется договор.

В нем прописаны паспортные данные работника. Занимаемая должность, условия работы и оплаты и т.д. Составленный в двух экземплярах, подписываются оба с двух сторон. Один остается у работодателя, другой у сотрудника.

Оформив документы, руководитель должен провести инструктаж по технике безопасности на рабочем месте, показать обязанности и документально оформить ознакомление с инструкциями.

Заключительным этапом станет издание приказа о приеме сотрудника. В нем указывается дата приема, должность и испытательный срок (если есть). Внизу ставится подпись сотрудника. На основании приказа делается запись в трудовую книжку.

Оформление при переводе на другую должность

Для начала, дадим определение «перевод на другую должность». Под этим понимается изменение сотрудником должностных функций.

Это может происходить как внутри одной фирмы, так и при ее смене. То есть происходит изменение в первоначальных условиях трудового договора. Издание приказа о переводе может быть только с согласия работника, письменно задокументированного.

Переводы подразделяются на временные и постоянные. Временный перевод может быть по причине замещения. Запись в основном документе сотрудника следует делать только при постоянном переводе.

Постоянные переводы подразделяются на внутренние – изменение трудового договора внутри одной организации и внешние – смена организации.

Что запрещается?

Трудовая книжка

  1. Исправлять записи. Исправить неверную запись можно только путем зачеркивания и надписать: «Признать запись недействительной.»
  2. Исправлять на титульном листе.
  3. Вносить информацию о занятости.
  4. Вносить информацию о премиях.

Таким образом, мы рассмотрели что представляет из себя трудовая книжка. Определили какую роль она играет между работодателем и работником. Как правильно она заполняется и кто должен ее оформлять. Также, составили список необходимых документов, которые должен предоставить сотрудник для организации и ИП.

Если работодатель отказывается отдать трудовую при увольнении, то это незаконно и как пусть в этом случае, расскажет следующая статья.

Получите ответ юриста за 5 минут

Автор

Левин Сергей Владиславович

Юрист высшей категории, стаж работы 12 лет.

Комментарии

Ваш электронный адрес не будет опубликован.
Обязательные поля помечены*